یکی از ارکان اصلی و حائز اهمیت در پیادهسازی مدیریت دانش هستند. شناخت این زیرساختها و نهادینهسازی آنها در سازمان، برای پیادهسازی اصولی و صحیح مدیریت دانش ضروری است. مطابق با نظرات متخصصان و پژوهشهایی که در این زمینه صورت گرفته، 4 زیرساخت به عنوان زیرساختهای اساسی پیادهسازی مدیریت دانش در سازمانها وجود دارد. این 4 زیرساخت عبارتاند از:
- فرهنگ سازمانی
- ساختار سازمانی
- یادگیری سازمانی
- فناوری اطلاعات
فرهنگ سازمانی دانشی
از نظر بسیاری از متخصصان، فرهنگ سازمانی از اصلی ترین زیرساخت های مورد نیاز برای پیاده سازی مدیریت دانش در سطح سازمان است. به صورت کلی می توان اینگونه بیان کرد که فرهنگ سازمانی، یک الگوی رفتاری استوار و قابل مشاهده در سطح سازمان است. در واقع فرهنگ سازمانی مجموعه ای از باورها، مفاهیم و ارزش های مشترکی است که بر اندیشه و رفتار اعضای سازمان اثر می گذارد. به همین دلیل فرهنگ سازمانی می تواند نقطه شروعی برای حرکت و پیشروی سازمان، و یا مانعی در راه پیشرفت سازمان به شمار بیاید. بنابراین فرهنگ سازمانی از اساسی ترین زمینه های تغییر و تحول در سازمان است. از آنجا که مدیریت دانش به تحول بنیادی در تمام سطوح سازمان نظر دارد، پس یکی از اصلی ترین زیرساخت های مدیریت دانش و پیاده سازی صحیح آن در سازمان، فرهنگ سازمانی خواهد بود.
فرهنگ سازمانی به عنوان یک زیرساخت مدیریت دانش، به دنبال تبدیل سازمان به یک سازمان یادگیرنده، ایجاد یادگیری جمعی در سازمان، ایجاد فرهنگ دانش محور، خود ابتکاری، بهبود مسئولیت های فردی و ایجاد محیط مبتنی بر ارتباط و همکاری کارکنان است.
فرهنگ سازمانی دانش محور:
فرهنگ سازمانی بر رفتار و ارتباط افراد در سازمان و همچنین بر فعالیت های هریک از افراد سازمان تاثیر بسزایی می گذارد. یکی از این فعالیت ها، فرایند دریافت، ذخیره و پردازش داده و اطلاعات توسط هر یک از افراد سازمان است. فرهنگ سازمانی می تواند این فرایند را تسهیل کند و یا به مانعی اساسی برای تولید و تسهیم اطلاعات و دانش تبدیل شود.
در تمام این تفاسیر، اهمیت و لزوم وجود یک فرهنگ مبتنی بر اطلاعات و دانش وجود دارد که یک فضای قابل اعتماد برای یادگیری و اشتراک اطلاعات و دانش را در سطح سازمان به وجود بیاورد. این فرهنگ، اصطلاحا “فرهنگ دانش محور” نامیده می شود. وجود فرهنگ دانش محور و توسعه ی آن به سازمان امکان می دهد که پیاده سازی مدیریت اطلاعات و دانش را تسریع کرده و ارتباط افراد و اشتراک اطلاعات بین آنها را تسهیل کند. در واقع فرهنگ دانش محور از سازمان، یک سازمان یادگیرنده و دانش محور خواهد ساخت. سازمان دانش محور سازمانی است که تفکر استفاده مستمر از اطلاعات و دانش جهت تجزیه و تحلیل و تصمیم گیری مبنی بر بینش در آن سازمان نهادینه شود.
تحول فرهنگی
تحول فرهنگی، به معنی ترویج و نهادینه سازی فرهنگ دانش محور در بطن فرهنگ سازمان است. تحول فرهنگی، نیازمند یک برنامه مستمر مدیریت تغییر در سطح سازمان، با هدف بهبود فرهنگ سازمانی است و این تحول در دل این برنامه به وجود خواهد آمد. تحول فرهنگی، مولفه ها و شاخص های اساسی فرهنگی سازمان را شناسایی می کند و سپس با استفاده از آن ها، فرهنگ دانش محور را در درون سازمان گسترش می دهد.
بخش عمده ای از تحول و بهبود فرهنگ دانش محور، باید در دل طراحی و پیاده سازی فرآیندهای مدیریت دانش انجام شود.
فرهنگ دانش محور از جمله مولفه هایی است که به صورتی کلی بر تمامی فرایندهای یک پروژه اطلاعاتی تاثیر خواهد گذاشت. از جمله فرایندهایی که ارتباط بسیاری با فرهنگ دارند، ارتباط چرخه حیات اطلاعات با این مولفه است. در مراحلی از جمله تولید و گردآوری اطلاعات، انتشار و اشتراک اطلاعات و نیز کاربرد و استفاده از اطلاعات، وجود یک فرهنگ دانش محور نهادینه شده در سطح سازمان می تواند موجب افزایش کارآمدی و اثربخشی این فرایندها شود. به همین دلیل می توان با ایجاد یک تحول در سطح فرهنگی سازمان ها، آنها را در تغییر فرهنگ کنونی به فرهنگ دانش محور سازمانی یاری کرد.
مدل های فرهنگ سازمانی
نگرش های مختلفی در مطالعه موضوع فرهنگ وجود دارد که بر اساس آن ها، مدل های مختلفی نیز برای تعیین مولفه های فرهنگی یک سازمان مطرح شده است. از جمله مطرح ترین مدل های فرهنگ سازمانی می توان به چند مدل مشهور اشاره کرد:
- مدل فرهنگ سازمانی کوئین
- مدل فرهنگ سازمانی دنیسون
- مدل دیل و کندی
- مدل فرهنگ دانش محور APO
توسعه فرهنگ دانش محور در سازمان
پس از تحول فرهنگی در سازمان و تبدیل فرهنگ سازمانی به فرهنگ دانش محور، توسعه این فرهنگ دانش محور اهمیت بالایی دارد. توسعه فرهنگ دانش محور در سطح یک سازمان، فرآیندی است که طی آن سازمان برای شناسایی ارزش های نهفته در الگوهای رفتاری، فرآیندهای کاری، شیوه های مدیریتی و مدل های تصمیم گیری خود تلاش می کند. این ارزش ها تشکیل دهنده فرهنگ سازمانی بوده و در صورت مغایرت با ارزش های برنامه های مدیریت دانش می توانند موجب شکست آن برنامه ها شوند.
در استقرار یک نظام مدیریت اطلاعات و یا یک چارچوب مدیریت دانش در سطح یک سازمان، ایجاد و ارتقای فرهنگ دانش محور جایگاه ویژه ای دارد. بهبود فرهنگ سازمانی و سازگاری آن جهت پذیرش مدیریت اطلاعات و دانش در سازمانها، در درجه اول به انگیزه، تمایل و توانایی افراد برای تسهیم و به اشتراک گذاری دانش خود و استفاده از دانش دیگران وابسته است. سازمان ها باید برای ظرفیت سازی یادگیری و اطلاعات خود، به خلق فرهنگ دانش محور، رابطه با دیگران و مسئولیت پذیری فردی در حوزه های اطلاعاتی بپردازد. فرهنگ دانش محور در سطح یک سازمان موجب خواهد شد که افراد، ایده ها و پیشنهادهای خود را به صورت متقابل تبادل کنند. این امر در روند بهبود فرایندهای مدیریت دانش بسیار تاثیرگذار است. از طرفی سازمان با حمایت از تسهیم اطلاعات و دانش در میان کارکنان خود، می تواند فرآیندهای موثرتر و کارآمدتری را تعریف کند و عملکرد سازمانی خود را بهبود ببخشد. با توجه به توضیحات و تعاریف مطرح شده، فرهنگ دانش محور در واقع از جمله عوامل و زیرساخت های اصلی برای پیاده سازی یک پروژهی اطلاعاتی و دانشی است. برای اجرا و پیاده سازی مدیریت اطلاعات و دانش در سطح یک سازمان، فرهنگ دانش محور قطعا به عنوان یک زیرساخت می تواند کارآمدی و اجرای صحیح مدیریت اطلاعات و دانش را به دنبال داشته باشد.
اهمیت ساختار سازمانی در پیاده سازی مدیریت دانش
یک سازمان، نوعی از یک واحد اجتماعی تشکیل شده از افراد است که برای دستیابی به اهداف جمعی مدیریت می شوند. در هر سازمانی یک ساختار خاص وجود دارد که روابط بین کارمندان مختلف، وظایف، نقش ها و مسئولیت های آنها را تعریف می کند. در واقع ساختار سازمانی روشی است که یک سازمان برای نظم دادن به کارکنان و فعالیت های خود در پیش می گیرد تا بتواند از این طریق وظایف را به بهترین شکل انجام دهد و به اهدافش برسد. با استفاده از این روش، نقش ها، مسئولیت ها، حدود قدرت و اختیارات هر بخش یا فرد در سازمان تعیین و مدیریت می شود و نحوه انتقال اطلاعات بین سطوح مختلف یک سازمان نشان داده می شود.
همانگونه که در مقالات پیشین ارائه شد، امروزه دانش از جمله مهمترین دارایی های هر سازمان محسوب می شود. استفاده از دارایی های دانشی سازمان برای دستیابی به مزیت رقابتی، به این معنی است که در تمامی ابعاد ساختار سازمانی باید به دانش توجه شود. در واقع سازمان ها برای اینکه بتوانند دارایی های دانشی خود را حفظ کرده و توسعه دهند، باید ساختار سازمانی خود را به ساختار حامی دانش تبدیل کنند. ساختار حامی دانش ساختاری است که بر مبنای تولید، به کارگیری، اشتراک گذاری، ذخیره سازی و استفاده از دانش در تمام سطوح سازمان ایجاد شده باشد.
بین ساختار سازمانی و مدیریت دانش سازمان، یک ارتباط دو سویه وجود دارد. ساختار سازمانی یکی از مولفه های حائز اهمیت در پیاده سازی و اجرای کارآمد مدیریت دانش در سازمان است. در توجه به ساختار سازمانی به عنوان یک زیرساخت مدیریت دانش، ما به دنبال سنجش میزان آمادگی سازمان برای پیاده سازی مدیریت دانش، ایجاد یک محیط اشتراکی و تبادلی دانش در سطح سازمان و نیز ایجاد یک محیط تعاملی برای استفاده از دانش خارج از سازمان خواهیم بود. از سویی دیگر، مدیریت دانش اصولی به سازمان این امکان را می دهد تا نقاط قوت در ساختار سازمانی خود را شناسایی کرده و در جهت دستیابی به اهداف خود از آنها حداکثر استفاده را کند. علاوه بر این، مدیریت دانش نقاط ضعف ساختار سازمان را نیز شناسایی می کند. به این ترتیب سازمان می تواند با استفاده از فرصت های خود و توجه به این نقاط ضعف، برای رفع و بهبود آنها اقدام کند.
ساختار حامی دانش
پیاده سازی و اجرای کارآمد و اصولی مدیریت دانش در بطن یک سازمان بدون در نظر گرفتن ساختار سازمانی آن، امکان پذیر نخواهد بود. اگر ساختار سازمان در سطح مناسبی نباشد، چیزی جز اتلاف منابع مالی و انسانی در پی نخواهد داشت. بنابراین یکی از فعالیت های اولیه و اصلی در توجه به ساختار سازمانی به عنوان یک زیرساخت مدیریت دانش، سنجش میزان آمادگی ساختار سازمانی برای مدیریت دانش است. پس ضروری است که سازمان ها قبل از هر اقدامی، از آمادگی ساختار خود در ارتباط با استقرار مدیریت دانش اطمینان حاصل نمایند. ساختارهای سازمانی غیر منعطف و سلسله مراتبی، به یکی از موانع پیاده سازی صحیح مدیریت دانش در یک سازمان تبدیل می شوند.
سازمان ها برای مدیریت و کنترل موثر دانش باید از ساختار مناسبی برخوردار باشند. در واقع ساختار سازمانی باید به شکل یک ساختار حامی دانش تغییر و بهبود پیدا کند. پیش تر بیان شد که ساختار حامی دانش، ساختاری است که بر مبنای تولید، به کارگیری، اشتراک گذاری، ذخیره سازی و استفاده از دانش در تمام سطوح سازمان ایجاد شده باشد.
برای بهبود ساختار سازمانی و تبدیل آن به یک ساختار حامی دانش، می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- تحول و تغییر ساختار سازمانی برای تبدیل آن به ساختاری منعطف؛
- توجه به مشارکت حداکثری کارکنان سازمان در تصمیم گیری ها؛
- بسط و گسترش روابط شبکه ای در میان کارکنان و مدیران سازمان؛
- ایجاد کانال های ارتباطی غیر رسمی برای انتقال اطلاعات و دانش در تمامی سطوح سازمان؛
- افزایش شفافیت در تصمیم گیری ها، اقدامات، فرایندها و قوانین سازمانی؛
- توجه به انجام مشارکتی و گروهی فعالیت ها و پروژه های کاری
می توان اینگونه نتیجه گیری کرد که ساختار سازمانی، یکی از زمینه های آمادگی سازمان برای پذیرش فرایند های مدیریت دانش است. بنابراین نیاز است تا سازمان ها برای استقرار درست و کارآمد مدیریت دانش، به آن توجه کرده و به سطح آمادگی لازم برسند.
یادگیری سازمانی در مدیریت دانشی
امروزه دانش یک سرمایه نامشهود است که به عنوان یک عامل حیاتی و مهم در سازمان ها شناخته می شود. سازمان هایی در مقابله با چالش های خود موفق خواهند بود که بتوانند دانش سازمانی خود را مدیریت کرده و توسعه دهند. اما نکته ای که در اینجا قابل توجه خواهد بود این است که دستیابی به دانش و اندوخته های دانشی بدون یادگیری ممکن نیست. در واقع زمانی دانش سازمانی ایجاد شده و افزایش پیدا می کند که یادگیری صورت بگیرد.
یادگیری در ذات مدیریت دانش نهفته است. تا جایی که بسیاری از متخصصان هدف مدیریت دانش را ایجاد یک سازمان یادگیرنده و نیز ایجاد یک جریان میان تولید کننده و مصرف کننده اطلاعات و مرتبط کردن آنها به یکدیگر می دانند. در واقع مدیریت دانش، به دنبال آسان کردن فرایند تسهیم دانایی جمعی در سازمان است و در همین راستا تلاش می کند تا سازمان را به یک سازمان یادگیرنده تبدیل کند تا دانش به شکلی کارآمد و در کمترین زمان در بین سطوح مختلف سازمان انتشار یابد. بنابراین مدیریت دانش نقش حیاتی و اصلی را در حمایت از یادگیری سازمانی ایفا می کند.
سازمان یادگیرنده
همه سازمان ها یاد می گیرند؛ به این معنی که با محیط پیرامون خود سازگار می شوند. اما در دنیای رقابتی امروز، سازمان هایی موفقیت بیشتری به دست خواهند آورد که یادگیری موثرتر و اثربخش تری داشته باشند. این سازمان ها سازمان هایی هستند که ساختار سازمانی خود را منطبق با ساختار یک سازمان یادگیرنده ایجاد کرده اند.
سازمان یادگیرنده سازمانی است که با تقویت مهارت های یادگیری و حافظه سازمانی خود، ظرفیت های یادگیری را در خود ایجاد کرده و توسعه می دهد. در این گونه از سازمان ها، تمامی فرایندها مبتنی بر چرخه حیات دانش (تولید و گردآوری، توزیع، تجزیه و تحلیل، ذخیره سازی و به کارگیری دانش) صورت می گیرد. سازمان های یادگیرنده با ایجاد یک محیط اشتراکی و تبادلی، به توسعه و رشد چرخه حیات اطلاعات و دانش در خود می پردازند. در واقع یادگیری نیاز همیشگی کارکنان تلقی می شود و کارکنان آن دائما با یادگیری جمعی و اشتراک گذاری آن روبرو هستند.
ایجاد ساختار مبتنی بر یادگیری در سازمان، از یک سو باعث می شود تا سازمان ها در مقابل تغییر و تحولات محیطی خود منفعل نبوده و برای پاسخ گویی به این تحولات، تغییرات مطلوب سازمانی را در خود ایجاد کنند. از سوی دیگر تقویت و توسعه ظرفیت های یادگیری، به ایجاد و خلق دانش سازمانی جدید منجر می شود. به کارگیری این دانش سازمانی جدید به سازمان کمک می کند تا در دستیابی به اهداف و ماموریت های خود به صورت کارآمدتر عمل کند. پس می توان گفت که سازمان یادگیرنده سازمانی است که عملکردهایش از طریق یادگیری بهبود می یابد و اصلاح می شود.
آموزش و یادگیری، یک زیرساخت مدیریت دانش
یادگیری در کنار مولفه آموزش، به عنوان یک زیرساخت مهم در استقرار و پیاده سازی صحیح مدیریت دانش در سازمان شناخته می شود. مدیریت دانش با رویکرد یادگیری سازمانی، به دنبال آسان سازی فرایند ایجاد و تسهیم دانش، همراه با فراهم آوردن محیط های کاری مثبت و سیستم پاداش های اثربخش است. اگر یک سازمان دارای انگیزه قوی یادگیری باشد، ساختارها و فرایندهایی را ایجاد می کند تا توانایی جمعی خود را در جذب، طبقه بندی و یادگیری اطلاعات و تبدیل آن به سرمایه دانشی افزایش دهد. ایجاد این ساختارها منجر به بهبود فرایند مدیریت دانش سازمانی خواهد شد. از سویی دیگر سازمان باید تلاش کند تا این مهارت و توانایی را از طریق آموزش، به دیگر کارکنان خود انتقال دهد.
به صورت کلی، برای رشد و توسعه ظرفیت های یادگیری سازمان، رعایت موارد زیر ضروری است:
- ایجاد و ترویج فرهنگ کار تیمی و یادگیری گروهی؛
- توسعه سیستم ذخیره و مستندسازی برای ثبت تجارب و سوابق کاری در حافظه سازمانی؛
- ایجاد یک محیط مبتنی بر تعامل و اشتراک گذاری برای یادگیری کارکنان از تجارب موفق دیگران، گسترش سطح تعامل افراد، تبادل و آموزش جمعی مهارت های یادگیری به صورت مستمر و نیز تعامل سازنده با مراکز تولید دانش در خارج از سازمان؛
- ایجاد فضای رقابتی در زمینه یادگیری در عین رعایت حقوق مالکیت معنوی افراد و جلوگیری از هرگونه سوءاستفاده
- ایجاد یک نظام تشویق و پاداش اثربخش برای تشویق افراد به یادگیری و نهادینه سازی فرهنگ یادگیری و کنش گری.
فناوری اطلاعات؛ زیرساخت فنی مدیریت دانش
نقش فناوری اطلاعات در مدیریت دانش، موضوع مهمی برای سازمان هایی است که می خواهند از فناوری ها برای مدیریت سرمایه های فکری خود استفاده کنند. مدیریت دانش می تواند با استفاده مناسب از فناوری اطلاعات، به نتایج مطلوب خود دست پیدا کند. فناوری اطلاعات می تواند در ایجاد فرایندهای مدیریت دانش نقش حیاتی ایفا کند. استفاده از فناوری اطلاعات، ابزارهای کارآمدی را برای همه فرایندهای مدیریت دانش از جمله کسب دانش، اشتراک گذاری و کاربرد دانش را فراهم می کند. فناوری اطلاعات در زمینه هایی از جمله جستجو، ذخیره سازی، بایگانی و انتقال اطلاعات به کار می رود. استفاده از فناوری اطلاعات در این زمینه ها باعث بهبود و توسعه فرایندهای گردآوری، سازماندهی، رده بندی و اشاعه اطلاعات می شود.
فناوری اطلاعات به عنوان یک زیرساخت
فناوری اطلاعات به مجموعه ابزارها، فنون و روش های تولید، پردازش، ذخیره سازی و اشاعه اطلاعات اطلاق می شود. فناوری و تکنولوژی اطلاعاتی به عنوان یک زیرساخت سازمانی مدیریت دانش، شامل کلیه رایانه ها، سخت افزارها، نرم افزارها و سایر ابزار مرتبط با فناوری می باشد. به عبارت دیگر کلیه امکانات فناورانه که در سازمان در جهت جذب، تسهیم و کاربرد دانش استفاده می شوند، به عنوان زیرساخت فناوری اطلاعاتی شناخته خواهند شد.
از جمله فناوری هایی که می تواند به مدیریت دانش سازمان کمک کند می توان به پست الکترونیک، شبکه اینترنت و اینترانت، ابزارهای ارتباط الکترونیکی(مانند اتاق های گفت و گوی مجازی)، ابزارهای مشارکت( مانند سیستم برگزاری کنفرانس ویدیویی) و ابزارها و فناوری های دیگر اشاره کرد. آنچه که حائز اهمیت است این است که استفاده موفق از فناوری های اطلاعات، اغلب به هماهنگی رفتار مدیریت دانش و فرهنگ سازمانی وابسته است.
2 رویکرد اصلی در مدیریت دانش وجود دارد که فناوری اطلاعات می تواند از آن حمایت کند: “تدوین دانش و شخصی سازی”.
در روش تدوین دانش، دانش ساختاریافته و آشکار در یک پایگاه دانشی جمع آوری شده و ذخیره می شود. نقش اصلی فناوری اطلاعات در اینجا کمک به افراد برای اشتراک گذاری دانش از طریق ذخیره اشتراکی است؛ به شکلی که این دانش برای استفاده بهینه، قابل دستیابی باشد. نمونه ابزارهایی که در این روش استفاده می شوند شامل ابزارهای مدیریت اسناد و محتوای سازمانی است.
در روش شخصی سازی، دانش ساختار نیافته و ضمنی از راه ارتباطات مستقیم فردی به اشتراک گذاشته می شود. نقش فناوری اطلاعات در اینجا، کمک به افراد برای پیدا کردن یکدیگر و ایجاد ارتباط است؛ به نحوی که انتقال دانش بین افراد به بهترین شکل ممکن انجام شود. ابزارهای ویدیو کنفرانس و یا برقراری اتاق گفتگوی مجازی، نمونه هایی از این فناوری های اطلاعاتی هستند.
در هر دو این روش ها، درک نقش فناوری اطلاعات در مدیریت دانش بسیار حائز اهمیت است. فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی باعث رشد دانش می شود و بر آن تاثیر مستقیم دارند. به همین دلیل نقشی حیاتی در مدیریت دانش ایفا می کنند. اما باید توجه داشت که صرفا رشد تکنولوژی و ابزارهای فناورانه و توسعه زیرساخت فناوری اطلاعات در یک سازمان، به معنی مدیریت دانش صحیح و کارآمد سازمانی نخواهد بود. فناوری اطلاعات صرفا یک زیرساخت فنی مدیریت دانش است و علاوه بر این زیرساخت فنی، باید به زیرساختهای اجتماعی و مدیریتی نظیر فرهنگ سازمانی، یادگیری و ساختار سازمانی نیز توجه شود.